本节书摘来异步社区《Outlook时间整理术》一书中的第1章，作者： 【德】Lothar Seiwert , Holger Woeltje 译者： 欧阳宇，更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。

试试看

1．检查您对电子邮件的响应：多长时间检查一次新邮件？真的需要这么频繁地检查吗？如果不需要立即回复每件事情，则禁用收到新邮件的通知。

2．为自己安排一个约会，用于创建自己的文件夹结构以清除收件箱，立即归档第一封邮件。根据收件箱邮件的多少，为自己安排一个约会，以检查所有剩余的邮件，按需删除或归档它们。

3．在收件箱中找到3封仅包含任务或约会的邮件（或者在收到下一封合适的邮件时完成此练习），并将它们转换成任务/约会。找到在签名中包含个人联系人数据（与您有关且尚未添加到联系人）的电子邮件。使用此邮件通过拖放方法建立一个新联系人，继续使用相同方法为所有相关的新联系人数据建立联系人。

4．标记所有无法立即处理（或不想立即处理），但需要在明天中午前关注的邮件，用红色标志作为其标记状态。

如果使用Outlook 2003：创建一个搜索文件夹，列出所有标记的邮件。在明天中午前，花时间去打开此搜索文件夹并处理这些邮件。然后继续标记出第二天中午到期的邮件，用红色标志作为其标记状态，如此反复。

作为一种替代方式，如果使用的是不同版本的Outlook，通过分类功能自动为至少3个发件人的邮件标记颜色，您经常收到这3个发件人的重要邮件。创建一个搜索文件夹，以显示所有带相同颜色标记（类别）的邮件，而不管它们处在哪个文件夹中。

5．在某段时间等半天都不要检查新收到的电子邮件（如果不能立即实施，可以在下一次冗长会议或者在周一早上尝试一下）。记下您收到的新电子邮件数。在您处理所有这些邮件时使用秒表计时，根据DANF系统一个接一个地、尽可能快地处理完成。（在使用DANF系统两周且熟练操作后再次计算时间。）确定按时间段处理邮件带来的好处（比如每天3次，每次30分钟），如果可能，设置按时间段处理收件箱的固定次数（而不是一旦收到新邮件就立即处理）。

6．检查收件箱中的邮件：哪些主题行与内容及重要性相距甚远，没有明确是否需要回复，让您犯迷糊？怎样对主题行进行措辞以使之明确？然后浏览发件箱文件夹，检查上个月发送的电子邮件的主题行，确定您是否存在上述问题。

7．重复第6步，但这次检查邮件正文的风格、含糊不清的措辞、期望回复的明确表达以及正文内容的长度。在以后撰写邮件时将这几点记在心里。甚至可以简短总结一下如何改变，并打印出来。