公司准备在下个月组织到清远进行一次野外互动，主题为加强员工的团队集体意识，为了更好的完成这一次野外互动，公司准备为每一个员工都配一件衣服，分别组织几个不同的小队，我所在的小团队有8个人，而我有幸成为该小队的小队长，所以，目前需要我去做的第一个问题就是“统计我的组织团队成员衣服的大小”，然后提交给行政去帮忙购买。

所有，第一步，我要先创建好一个电子表格，并简单的为它套用一个表格样式，得到如下图标：

我们知道，衣服的大小一般都是分为M，S，L，XL，XXL等，为了统计的方便，我将定义衣服大小为一个列表，让团队成员在这一个列表去选择，所以，这里，我使用到了数据有效性。

首先，我利用名称管理器定义“衣服大小”的列表，操作如下：

选定数据区域，然后单击“名称管理器”，新建，打开如下编辑名称对话框，为它定义一个名称为“List”，如下：

接下来，再利用数据有效性定义衣服大小列表；

选择好单元格，单击数据验证，数据有效性，如下：

打开如下数据验证窗口，将“允许”窗口选择为“序列”，在“来源”窗口直接等于刚刚创建好的“List”，如下：

然后单击“确定”，已经为刚选定的特定区域规定了特定的选项，这样，团队成员直接选择适合自己的尺寸即可

 

表格已经创建好，所以，接下来我们面临第二个问题，如何分发给团队成员才能更加方便的统计数据呢？

以往的两种方法：

第一种方法：直接保存文件，然后通过邮件发送给所有团队成员，团队成员填写好之后，再发回给我，然后我再一个一个去打开，进行统计。

第二种方法：如果公司有公共网盘，将它们保存在公共网盘，并设置共享多人同时使用，这种方法比第一种方法省略了再去统计的时间，但也面临着另一个问题，由于公司网盘是使用公司内部网络，如果团队成员在外面无法访问内部网络的时候将无法打开该文件。

答案是有好，这就是这篇文章要重点讲的，也就是利用Excel Web App，即SkyDrive，接下来我们看如何操作。

 

保存文件至Excel Web App

单击“文件”—“另存为”，然后选择“SkyDrive”。（由于我之前已经添加好了自己的SkyDrive帐户到这里，所以可以直接保存，如果在这个界面上没有这个选项，你需要选择“添加位置”将SkyDrive添加到这里来）

当文档保存至SkyDrive之后，我们则可以通过电子邮件共享该文件，让所有人都可以访问该文件，只要成员能够连接上Internet，他都能够通过电脑或者移动设备去更新该文件。

这时，我就可以坐等团队成员去更新该文件，我们可以进行SkyDrive看一下文件的更新进展。这样所有的成员都已经更新好了文件，如下：

基本的工作已经做完，再简单通过插入“数据透视表”，让列表变得更一目了然，如下：

可以通过自定义去选择你想要陈列的样式即可

 

总结：

1、利用数据有效性可以对单元格进行限制，给自己节省了时间，同时也加快了成员更新表格的速度，一举两得。

2、利用Excel Web App，让能够访问Internet的成员随时随地的去更新文档，达到了效率，也方便了大家。

3、对得到的数据进行优化，加强数据的可读性，这也是Excel一直以来研究的宗旨。

本文转自 Nico_Lv 51CTO博客，原文链接：http://blog.51cto.com/nearlv/1268557，如需转载请自行联系原作者